一、 硬件部份：
    1、 会计电算化必须配备专用计算机及相关外围设备。
    2、 会计电算化用计算机必须专机专用，禁止任何人用其做其它工作。
    3、 会计电算化用计算机必须配备不间断电源，防止意外断电造成数据丢失或破坏。
    4、 严禁在会计电算化用计算机上玩游戏。
    5、 定期对硬件进行检查，以保证计算机系统安全正常运行，防止发生意外造成数据丢失或破坏。
    6、 除被允许操作财务软件的人员外，其他人未经会计电算化负责人允许任何人不得擅自变动会计电算化计算机的摆放位置。
    7、 有外单位送来的数据盘，在使用前必须做检查病毒工作。其他的外来软盘一律禁止使用。
    8、 因违反以上相关规定而造成损失者，将追究其相关责任。

     二、 软件部分
    1、 企业实施会计电算化必须经相关财政部门评审认可的商品化财务软件。必须经相关财政部门评审认可后方可脱离手工记账。
    2、 原版软件由专人妥善保管。严禁擅自个性软件程序。如有必要个性软件程序时必须与软件开发商联系。
    3、 会计电算化软件运行过程中发生故障应及时由公司软件维护人员维护或请软件开发商派员维护，并做好维护记录的登记工作。
    4、 定期对软件进行检查，保证系统安全正常运行。
     5、 按会计档案管理制度中的有关规定，及时对系统中的会计数据进行备份。

   （二）《岗位责任制度》
    一、 会计电算化人员分工：
    1、 为适应会计电算化后会计工作重点的转移和岗位的变动，需要对财会人员的工作内容、任务及相互分工做出新的组合和调整。
    2、 会计工作岗位划分为：会计主管、出纳、会计核算、稽核、会计档案管理
    3、 电算化会计岗位划分为：会计电算化负责人、系统管理员、会计电算化操作员、数据审核员、会计档案管理员。会计电算化负责人不利兼管出纳工作。出纳售货员不利兼任会计电算化操作员。

    二、 会计电算化人员的岗位责任制
    1、 会计电算化负责人。由具备会计和计算机相应知识以及相关的会计电算化组织管理经验的会计主管兼任。主要责任是：
    （1） 领导本单位的会计电算化工作，拟定会计电算化的中长期发展规划，负责有关制度的制定和调整，做好会计电算化系统操作运行情况的总结工作。
    （2） 负责上机人员的使用权限，协调会计电算化系统各类人员的工作质量考评。
    （3） 检查会计凭证的预处理工作，确保各类输入的数据符合系统的要求。
    （4） 检查计算机输出账表、凭证数据的正确性和及时性。
    （5） 审批会计电算化系统各有关资源（包括数据及文档资料等）的调用、修改和更新。
    （6） 在系统发生故障时及时到场，组织有关人员尽快恢复正常运行。
    （7） 负责会计电算化系统运行安全性、正确性、及时性的检查工作。
    2、 系统管理员。由具有相当的会计和计算机专业知识的人员担任。主要责任是：
    （1） 严格遵守会计电算化的有关规章制度，做好使用权限内的各项工作。
    （2） 负责会计电算化系统运行环境的建立、维护。负责对会计电算化系统硬件、软件的检查和故障处理工作。保证会计电算化系统的正常运行。
    （3） 负责与软件开发商联系，及时解决运行过程中所发生的问题。协助会计电算化负责人向软件开发商提出修改或升级要求。
   （4） 协助会计电算化负责人检查数据备份工作，检查会计电算化系统的安全性、正确性、及时性。
    3、 会计电算化操作员。由持有《会计电算化培训合格证》的会计人员担任。主要责任是：
    （1） 严格遵守会计电算化的有关规章制度，做好使用权限内的各项工作。
    （2） 严格按照输入凭证做好数据输入操作规程，输出完毕进行检查核对，核对无误后交审核员复核。如发现输入凭证有疑问或错误时，及时向会计电算化负责人或专职会计人员反映，不利擅自作废或修改。
    （3） 当天的日记帐数据，做到当天输入。输入后即打印当天的账表，做到当日记账当日清
    （4） 安需要及时打印会计电算化所有的明细帐、总分类帐、会计报表和自动转帐凭证。
    （5） 每次操作完毕，应及时做好种类数据备份和数据存档。
    （6） 注意安全保密，各自的操作口令不利随意泄露，各自的备份数据应妥善保管。
    （7） 操作过程中发现故障，应及时向会计电算化负责人报告，并做好故障记录和上机记录等工作。
    4、 数据审核员。由持有《会计电算化培训合格证》的会计人员担任。主要责任是：
    （1） 严格遵守会计电逄化的有关规章制度，做好使用权限内的各项工作。
    （2） 严格按照工作要求做好各种数据的审核工作。
    （3） 对不真实、不合法、不完整、不规范的凭证，退还各有关人员更正、补齐后再进行审核。
    （4） 对于不符合要求的凭证和不正确的输出帐表数据不予签章确认。
    5、 档案管理员。由持有《会计电算化培训合格证》的会计人员担任。
    （1） 严格遵守会计电算化的有关规章制度，做好使用权限内的各项工作。
    （2） 负责会计电算化系统各类数据磁盘及各类报表、凭证资料的备份和存档保管工作。
    （3） 做好各类数据、资料、凭证的安全保密工作，所有资料不利擅自出借。
    （4） 按规定期限，向各类有关人员催交备份数据和存档数据。

    （三）操作管理制度
     一、 操作人员的管理：
    1、 会计电算化的操作人员必须持有《会计电算化培训合格证》。
    2、 由会计电算化负责人分别对系统管理员、会计电算化操作员、数据审核员、会计档案管理员的操作权限给予界定，防止越权操作所引起的数据丢失、紊乱和泄密现象出现。

    二、 上机操作记录制度：
    1、 会计电算化各岗位人员必须登记当天所有上机操作情况。要求填写日期、操作员姓名、操作内容、运行时间和运算情况。若有问题发生应及时记录并向会计电算化负责人报告。
    2、 对于重大运行故障，除按规定登记外还必须填写《故障报告单》。
    3、 操作记录每月装订成册，日常由会计电算化各岗位人员妥善保管，年终交联社档案室归档。

    三、 财务处理制度：
    1、 会计电算化负责人在每年末建立下一会计年度的完整的财务文件，根据现行的财务制度，运用当前的在用会计电算化系统规则正确地设置全部级次的会计科目，会计年度中间可以任意追加新的会计科目，但已制单或记帐的会计科目不得修改或删除（财务的修改工作由会计电算化负责人执行）。
    2、 转换会计年度时，应在新的会计年度开始后的二十天内完成结转各账户的年初手续，并保证数据检验平衡正确，年初余额在当年记账以前可以修改，当年记账以后如有调整，只能通过填制记账凭证进行。
    3、 任何登记入账的经济业务都必须填制记账凭证，摘要区要规范填入。在机器上填制的记账凭证编号应当连续。编号出现间断时，应在断号后的第一张凭证上注明间断的编号，并在打印输出的该张凭证上注明断号的原因并签字盖章。
    4、 记账凭证必须经过会计电算化负责人签字后才能根据其登记账簿。复核人员必须在屏幕上直接对机器存储的记账凭证进行复核签字，同时要对打印输出的记账凭证或代用凭单进行签字盖章。同一张记账凭证制单和复核不能是同一个人。
    5、 记账凭证在记账以前必须打印输出（记账凭证清单），没有打印输出的记账凭证不得登记入账。
    6、 出纳人员根据会计电算化负责人审查并准许报销的凭证，收入或付出的款项，同时登记订本式日记账，定期（每星期或每月）与计算机生成的日记账核对，确保金额相符。出纳员不允许进行凭证录入、记账等系统性的操作，只允许做银行对账、打印银行、现金日记账操作。
    7、 根据工作需要确定每月记账期限。每月至少记账一次。每月月末以前应将当月所有的收支及转账业务全部登记入账。至少每月核对一次总账，每季度核对一次明细账。
    8、 平时可以只打印满页的账簿数据，但每年年末必须将全部账簿数据打印输出。

    四、 数据资料保管制度
    1、 在录入或修改数据时先确认不间断电源工作正常，防止因断电造成数据丢失。
    2、 使用质量好的软盘。保管好软盘并定期有最新的防毒软件检查，确保备份数据的可靠性。软盘须贴上标签，注明日期、科目及备份顺序。
    3、 会计凭证、账簿、报表按会计制度及会计电算化有关规定按期打印，附上封面装订成册，并加盖操作、审核和会计电算化负责人的印章。所有备份盘及打印资料一式两份交档案管理员分开归档，以策安全。
    4、 所有会计备份软盘入打印资料，保存期限不少于会计档案法规规定的期限。会计档案不得随便调阅或借出。未经会计算负责人批准不得自行销毁。

    五、 运行和维护制度
    1、 上机操作前，应审核资料，检查机器情况，并注意防止密码外泄。密码要不定期变更。
    2、 操作时要集中精神。操作时不得闲谈、吃零售、看无关书报。
    3、 严格按工作分配来操作，禁止盗用别人的姓名、密码来操作。
    4、 每次操作均应先开电源和不间断电源，再开外设，后开主机。关机次序相反。

    （四）《档案管理制度》
    一、 磁盘数据的维护
    1、 认真做好数据备份工作。备份软盘必须写清数据备份时间。年度数据必须备份两套或三套，分别存放在非机房的不同地点。
    2、 当会计电算化系统数据的确由于硬件或病毒等原因出现故障时，由系统管理员做数据恢复工作，确保会计电算化系统中硬盘数据的安全准确。
    3、 建立制度，对进出系统进行登记。做到一能明确责任，二能为事后审计或检查提供线索。

    二、 会计数据档案管理
    1、 现金记账凭证及日记账的输出及保管。现金收付业务要做到当日业务当日清。现金记账凭证一律由专职会计人员手工记账凭证（脱离手工后不必手工做凭证）审核无误后当日输入计算机并交出纳员核对现金库存，月末打印的现金账页需经出纳员核对相符后，由出纳员及会计电算化负责人在账页上盖章，按月编页码装订成册加盖封印交档案管理员妥为保管。
    2、 银行记账凭证、账册的输出及保管。会计电算化操作员及时把审核无误的记账凭证当日输入计算机并交出核对，月末打印的银行日记账需经出纳员核对相符后，由出纳员和会计电算化主管签字盖章，按月编页码装订成册加盖封印交档案管理员妥为保管。
    3、 转账凭证的输入、账册的输出及保管。会计电算化操作员及时将审核无误的转账凭证输入计算机由数据审核员审核确认。月末打印输出。按月装订成册，并加盖封印交档案管理员妥为保管。
    4、 科目汇总表、账簿的打印和保管。
    （1） 现金、银行日记账每天核对，按月打印。
    （2） 银行余额调节表每月打印一次。
    （3） 总分类账和各种明细分类账，试运行期间每月打印一次；甩账后可根据需要打印。
    （4） 会计报表、计算表、分析表、按管理要求和时间打印输出。
    （5） 所有会计档案须经有关会计电算化人员审核无误后签字生效。

    三、 档案的归档手续
    1、 系统软件文件、财务核算软件。在投入使用前由系统管理员向档案管理员办理移交手续。
    2、 会计数据文件。根据法定的会计期间，每月、季度会计核算工作完成和年度会计决算报告期终了，由档案管理员负责将所有会计数据库档案归档保存。所有会计电算化系统提供的打印功能输出的会计凭证、会计账簿、会计报表等核算资料，必须经过会计电算化负责人和系统管理员签字或盖章认可，才能作为正式的局面档案资料保存。
    3、 会计电算化系统打印的会计数据档案行政管理缺损时，必须补充打印，并由有关操作员在打印输出的页面上签章注明，由会计电算化负责人和系统管理员签章认可。
    4、 其他文件。根据会计电算化业务状况，由操作员与档案管理员酌情（定期、不定期）输移交归档手续。

    四、 档案的保管
    1、 档案的保管环境要做到防盗、防磁、防潮、防污染、防有害生物。
    2、 为了防止储存环境发生不安全情况，磁性介质会计档案应当备份一式两份或三份，由档案管理员储存在不同地点，或由多人保管储存，如档案管理员、系统管理员等各一份。

    五、 档案的保管期限
    1、 一般磁盘形式的会计档案保管期限必须在两年以上，其中会计科目和总账数据（包括年度数据和月份数据）应当永久保存。明细账和记账凭证及其他数据资料需按会计档案的保管期限保管。
    2、 为了保持磁性介质中储存的各类文件适宜的存量，对超过保管期限或无使用价值的文件，应当定期或不定期执照有关会计档案销毁手续进行删除或者不再备份。

    六、 档案的安全保密和调档制度
    1、 本企业会计单位内部调档，可通过档案管理员直接索取。
    2、 本企业各部门调档，经会计电算化负责人同意，由档案管理员或系统管理员具体输出。
    3、 上级主管部门调档，应由会计电算化负责人通知档案管理员具体办理。
    4、 其他单位调档，应由会计电算化负责人通知档案管理员具体办理。
    5、 办理档案交接手续必须填写“档案交接登记表”或“档案查询登记表”，以明确责任。
    6、 外单位的软盘必须经过防病毒检验。对于硬盘中的会计数据和作为正式档案的备份软盘上的会计数据不得进行非系统允许的操作。
    7、 对外单位原则上不提供源程序和有关保密文件。

    七、 档案管理的实施
    1、 日常业务责任制工作由会计电算化档案管理员的岗位负责。
    2、 检查工作由会计电算化负责人组织系统管理员等相关岗位人员定期或不定期进行。