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自动转账分录定义

在会计业务中存在一类凭证（多为转账类），它们每月重复地有规律出现。例如：每月提取折旧费、按月上交税金、按月发放工资、月底结转管理费到损益账户等。这些凭证的摘要、借贷方科目每月基本不变，金额的来源或计算方法也基本不变，因此我们可以把此类凭证的摘要、借贷方科目、金额的来源或计算方法预先存入计算机，将其称为“自动转账分录”并用不同的“分录号”标记命名。每月使用时，告诉计算机“自动转账分录”的分录号，由计算机自动调入该“自动转账分录”并根据预先定义的金额的来源或计算方法自动填制相应的金额，产生凭证。这样，就不必每月重复输入此类凭证。这种预先定义分录的结构，再由计算机自动编制凭证的过程称为“自动转账”。预先定义的分录称为“自动转账分录”，简称“自动分录”。

自动转账分录必须先定义后使用。定义自动转账分录的功能在此处完成而根据自动分录产生凭证的过程在输入凭证功能中完成 。

根据自动分录编制的凭证称为机制凭证，机制凭证同样可以分类，并跟在规定类型的凭证后连续编号。

应当提醒用户，自动分录概念是手工会计中所没有的，如果用户理解本部分功能有困难，可以先不使用本功能，待熟悉其它功能后再使用

一、功能与作用

定义新的自动转账分录或修改已输入的自动转账分录。

二、操作说明

1. 分录号

分录号是“自动转账分录”的唯一标识，不同的自动分录应有不同的分录号。分录号一共８位

输入旧的分录号表示修改旧分录，输入新的分录号表示增加新分录。

注意：分录号不是凭证号。

2. 分录名称

便于使用时查找及区分。

3. 摘要

凭证的每行均有一个摘要，不同行可以不相同，每行摘要的长度不超过25个汉字（50个字符）。

4. 会计科目代码

分录输入时，会计科目通过科目代码或科目助记码输入，而不需输入科目汉字名称。输入科目代码后，科目名称自动显示在科目代码后。

在任何输入科目代码的地方（包括今后的查询、打印账册），用户按F2键就可以调出一张科目代码、科目名称的对照表。

可通过下述例子练习科目代码的输入方法：

例1： 直接按Ｆ２键。

例2： 输入一个一级科目的代码，然后按Ｆ２键。

例3： 输入一个不存在的科目代码，然后按Ｆ２键。

所输入的科目代码必须存在且必须是没有下级科目的明细科目。这样才能保证总账和明细账的一致性。

往来科目请不要作为自动分录的科目。因为编制凭证时不考虑往来业务所需要的附加信息。

如果是分部门核算的科目，系统要求输入相应的部门代码；如果是有相关项目核算的科目，要求输入项目代码。

5. 借／贷

表示分录的方向，按F8可变换。也可以直接输入汉字“借”或“贷”。

6. 金额来源表达式

表示当前行的外币、数量和本位币金额如何取得的表达式。进入此项后，按鼠标右键，则屏幕出现公式选择窗口：

主要的数据来源有科目汇总余额表、部门汇总余额表、项目汇总余额表。

①科目余额取数函数

选择“科目余额取数”后，系统跳出一个窗口，显示科目列表框，选择科目科目余额，取数函数如下：

=KMYE(期间,科目)

②部门余额取数函数

选择“部门余额取数”后，系统跳出下一个窗口。选择取某部门某科目数，然后选择取数的各个项目，部门表取数函数如下：

=BMYE(期间,部门,科目)

③项目余额取数函数

选择“项目余额取数”后，系统跳出下一个窗口。选择取某项目某科目数，然后选择取数的来源。项目表取数函数如下：

=XMYE(期间,项目,科目)

三、操作建议

如果科目明细比较多，建议使用程序提供的递推功能自动生成分录，其中科目递推、部门递推、项目递推都要求录入一条完整的分录，然后将光标定在当前分录，点按钮生成，生成结果在下一页。

如果科目较多，同时又进行了比较多的辅助核算，可以使用智能递推，使用智能递推不用在主界面录入记录，直接点按钮进入智能递推窗口，如图：

常用摘要定义如何用