在编辑文档的过程中免不了会有多余的空行产生。那有没有什么比较好的方法可以在一篇较长的文档中清除所有的或部分的空行呢?**当然是有，且不只一种在编辑文档的过程中免不了会有多余的空行产生。那有没有什么比较好的方法可以在一篇较长的文档中清除所有的或部分的空行呢?**当然是有，且不只一种。

　　方法一、利用“文字工具”中的“删除空段”

　　一般空行都会是独立的一段，没任何字符。所以，想清除文档中的所有空行，可以利用WPS文字提供的“文字工具”中的“删除空段”来完成。

　　快打开WPS尝试一下吧，选择菜单栏上的“工具→文字工具→删除空段”

　　选择“删除空段”后，便可方便地清除多余的空行和空段了。

　　方法二、利用“查找和替换”

　　其实利用我们熟悉的“查找和替换”也可以清除多余的空行，而且还可以有选择地清除多余的空行。

　　打开“查找和替换”对话框，切换到“替换”选项卡，在“查找内容”的文本框中填入“^p^p”，“替换为”的文本框中填入“^p”。这时，单击“查找下一处”按钮，就可以找到文档中的空行了，如果找到的是想清除的多余空行，便可单击“替换”按钮来清除找到的空行。如果想清除文档中所有的空行，便可以直接点击“全部替换”按钮若干次，直到弹出的信息框显示“已完成对文档的搜索，并完成0处替换”即可。

　　注意一点：文档中最后部分如果有空行(即有空的段落)的话，点击“全部替换”按钮若干次后会发现，信息框最后只能显示“已完成对文档的搜索，并完成1处替换”，不能显示“已完成对文档的搜索，并完成0处替换”。这没关系，其实文档中的所有空行都已经清除了。

　　在制作红头文件时，我们需要套打;在打印请柬时，我们需要套打，在填写信封时，我们也需要套打。在电脑和网络无处不在的时代，我们的手写体越来越拿不出手，于是，凡是有文字的地方，都想让电脑和打印机来帮忙。套打，于是成了必备的一项技能。

　　在WPS文字2005中，提供了隐藏文字和套打文字功能，不过前提是你必需有套打对象的原始文件，对于填写别人做好的文件头、请柬、信封等情况而言，似乎这是不太可能的。由于，我们请出套打的高手——文本框!这里以套打请柬为例，向大家介绍利用文本框完成套打的方法。

　　第一步，找出直尺，精确地量一量你的请柬的长和宽。然后，启动WPS文字2005专业版(个人版亦可)，将页面设置为与请柬一致的大小。如果打印机不支持，还必需在打印机设置中添加请柬大小的自定义纸张。

　　第二步，目测估计需要在请柬上出现的文字的位置，插入文本框，在文本框中输入需要的文字，设置好字体和字号。右击文本框，调出“设置对象格式”对话框，并填充颜色设置为“无填充颜色”，线条颜色设置为“无线条颜色”(图1)。

　　第四步，根据打印出样张的情况，对文档中各文本框的位置进行调整，再次打印输出，如果仍不满意，重复第三、四步，直到满意为止。

　　小技巧：如果需要对文本框的位置进行微调，只需用鼠标点击文本框的边框，使其处于激活状态(如图3)，然后就可以用键盘上的方向键进行微调了。

　　WPS Office 2007在最新的个人版中开放了邮件合并功能。可以方便地在WPS文字中引用WPS表格或者EXCEL文档中的数据了。但是，对于一些特殊格式的数据，在进行邮件合并时，却只能引用到原始的数据，而无法带格式一起“引用”到WPS文字中来。

　　比如图1中的B列数据，在WPS表格中，显示为大写人民币格式。

　　但用邮件合并功能引用到WPS文字中来时，却变成与A列一样的阿拉伯数字了(图2)。

　　有没有办法让B列的特殊格式“原封不动”地引用到WPS文字中呢?在此我提供两种方案供选择：

　　第一种方法：复制粘贴法

　　首先在WPS表格中选中B列，按快捷键“CTRL+C”将其复制到剪贴板，然后打开WPS表格，新建一空白文档，按“CTRL+V”将刚刚复制的内容粘贴到文档中，你会发现用这种办法复制过来的数据格式与在WPS表格中的效果是一样的(即大写人民币格式)。接着全选WPS文字中的表格，并复制，然后再转到WPS表格中，把光标放到B1单元格，按“CTRL+V”，这时，虽然看上去B列的内容并没有改变，其实其本质已经大不相同，先前的内容虽然显示为汉字，但实质仍是数字，但经过如此两次复制粘贴后，B列的单元格中的内容已经成为文本格式的汉字了。存盘退出WPS表格，在WPS文字中用邮件合并功能引用B列数据时，你会发现它们全部都是汉字的人民币大写，而不会再出现阿拉伯数字了。

　　这种方法很好理解，也简单，缺点是操作比较繁琐，恐怕为高手所不耻。另外如果A列单元格中的数值发生变化，B列相应单元格并不会随之变化，还需要我们再次重复操作一遍。那么，让我们再来看看第二种方法吧：

　　第二种方法：文本函数法

　　所谓文本函数法，就是利用WPS表格中的TEXT函数，在WPS表格中将阿拉伯数字转换为文本，这样，当在WPS文字中用邮件合并功能引用时，自然就不会再出现阿拉伯数字了。

　　用WPS表格打开源文档，把光标放到B2单元格，输入公式“=TEXT(A2,"[DBNum2][$RMB]G/通用格式")”(不含外侧双引号，所有内容均多为半角字符)并回车，此时，B2单元格已经显示为大写人民币格式了。再次选中B2单元格，用鼠标向下拖动填充柄，即可将与A列对应的所有单元格都显示为大写人民币格式。

　　这种方法从根本上解决问题，且如果A列单元格中的数值发生变化，B列相应单元格的内容也会即时地随之变化。唯一不方便之处在于函数的内容比较难以记忆。其实，我们安全不必去死记硬背，这里有个小窍门(一般人我不告诉他)。

　　在WPS表格中，用鼠标右击任一单元格，在右键菜单中调出“设置单元格格式”对话框，在“分类”中选择“特殊→人民币大写”(图3)。

　　此时选不要急着点“确定”，而是切换到“自定义”，你会发现，在“类型”下面的文字框中会出现格式代码(图4),没啥说的，选中这些代码，按下“CTRL+C”将其复制下来备用，点“取消”退出单元格格式设置对话框。

　　选中B2单元格，在输入框中输入“TEXT(A2,"")”然后将刚刚复制下来的代码粘贴到逗号后面的半角双引号之间，得到“=TEXT(A2,"[DBNum2][$RMB]G/通用格式;[红色][DBNum2][$RMB]G/通用格式")”，大功告成!通过测试，将分号后面的内容删除也可正常显示，也就是前面的公式“=TEXT(A2,"[DBNum2][$RMB]G/通用格式")”了。

　　政教处主任用WPS表格制作了一个家校联系卡，有一位班主任比较聪明，将班主姓名都是用两个*表示的，本来以为到时替换就行了，可最后一操作就傻眼了――所有单元格都换上了班主任的大名。

　　对查找与替换功能比较熟悉的朋友会知道，在WPS文字和WPS表格中可以使用通配符星号“*”和问号“?”进行一些较为复杂的查找。其中“*”可以匹配任意个任意字符，例如在查找和替换对话框的“查找内容”文本框内输入“w*d”，则文章中类似“word”、“wood”、“world”等单词都会被找到;“?”匹配一个任意字符，例如在查找和替换对话框的“查找内容”文本框中输入“wo?d”，则可以找到“word”、“wood”，而不会找到“world”。

　　问题是，在WPS文字的查找和替换对话框中有一个复选框，叫“使用通配符”，只有勾选了这个选项才会把星号和问号当作通配符来处理，然而在WPS表格中是没有这个选项的。

　　这是WPS文字中的查找和替换对话框(打开了高级选项)，如图1。

　　图1 WPS查找和替换对话框

　　下面的是WPS文字中的查找和替换对话框，没有“使用通配符”的复选框，难怪所有内容都换上了班主任的姓名，如图2。

　　图2 WPS替换对话框

　　是不是就没有办法了呢?呵呵，WPS文字提供了一个好办法，听我慢慢讲来。

　　在键盘上ESC键的下边、TAB键的上方有一个键，它的上档键是“~”，叫波浪号。这个符号在WPS表格里执行查找功能时充当“转义符”的角色。什么意思呢?

　　例如：在星号前加上它，就相当于“*”这个符号，在问号前加上它，也就相当于“?”这个符号，当然，既然“~”充当了转义符的角色，要想查找文章中的“~”，也要在它前面加上个波浪号。也就是说，转义符的作用是使星号、问号和波浪号只表示它本身，而不起通配符的作用。

　　回到开头的例子，由于这位班主任的姓名(假设是张三吧)都是用“**”表示的，要想正确的找到它，只需在“查找内容”文本框内输入“~*~*”就可以了，如图3。

　　图5 WPS中使用转义符

　　注意：

　　转义符“~”后面可以跟“*”、“?”、“~”，如“~*”、“~?”、“~~”分别代表符号“*”、“?”、“~”，使它们不再表示通配符。

　　每个特殊字符前都要加转义符，如查找字符“*?”时要在“查找内容”文本框中输入“~*~?”，如果输入的是“~*?”就不行了，后面的问号仍然起到通配符的作用。

　　在WPS表格中，我们经常会用到手工换行符，即在输入内容的过程中通过按下Alt+Enter或按下工具栏上的自动换行按钮来强制换行。如果这些强制换行符不需要了又该如何将其取消呢?我们有两种方法可以实现，下面分别介绍。

　　一、自动换行按钮对手工换行符失效

　　1、选中要取消换行的区域。

　　2、单击工具栏上的“自动换行”按钮。

　　这种方法对自动换行和手工换行均起作用，但手工换行符并没有删除，这从编辑栏中就可以看到，如图1。

　　图1 WPS表格手工换行演示

　　二、灵活运用替换功能删除换行符

　　1、找到一个含有手工换行符的单元格，并记住换行符所在位置。

　　2、按下Ctrl+C组合键复制此单元格。

　　3、按Ctrl+H组合键调出替换对话框。

　　4、在“查找内容”文本框内按Ctrl+V组合键将刚才复制的内容粘贴下来。

　　5、将光标定位到“查找内容”文本框开头，按DEL键删除换行符前的内容，将光标定位到“查找内容”文本框末尾，按BackSpace(退格)键删除换行符后面的内容。注意，换行符是看不到的，要根据前面记下的换行符位置来操作。

　　6、将“替换为”对话框中的内容删除――如果有的话，根据需要按下“查找下一个”、“替换”或“全部替换”按钮，就可以将手工换行符删除了。

　　这种方法将删除手工换行符，而对单元格格式中设置的自动换行没有任何影响。

　　自从笔者在自己的圈子内推广了WPS移动版之后，朋友们对平板、智能手机能处理Office文档都感到“惊呆了”。最近有朋友问：“在手机平板上Word能插入图片吗，可以编辑吗?”，“可以不可以把手机拍照的照片插到Word中去?”**当然是Yes!

　　来看看WPS移动版给我们带来什么惊喜?WPS移动版是金山公司专为移动办公人群打造的全功能办公软件，目前，应用在安卓系统的手机、平板等移动设备。

　　打开平板中的WPS移动版应用，找到相应的Doc文档，界面如下所示。笔者以“二次根式复习试卷.doc”的doc文档为例，介绍如何在Doc文档插入、编辑图片的操作。

　　如何插入图片

　　第一步，打开这个文档，在菜单栏中，用手指拖住往右拽，找到“插入”按钮，如下图：

　　在WPS移动版中Word文档可以插入多种内容编辑文档，我们要找的插入图片排在第一位。点击之后如下图所示。

　　你可以在本地文件找到图片，也可以在用户图库，更可以利用手机或者平板拍照然后插入文档!当然，从金山快盘插入图片更不在话下——金山快盘可是跨平台的云存储，这意味着，你在PC上保存在金山快盘的图片，也可以在安卓移动设备读取并插入到doc文档的哦!

　　如何更改图片的绕排方式

　　Word插入图片后，默认为四周环绕型，你可以将图片拖到合适的位置，图片周围的文字会智能重组排版。当然你也可以根据喜好，设置更多种排版方式。

　　如果要让图片单独占据独立的一段，该怎么操作呢?这就需要更改图片的绕排方式了。轻触图片会出现悬浮菜单，如下图：

　　点击最右边的“绕排”按钮。

　　我们就可以看到，缺省的是四周型，如果我们要让图片占据单独的一个段落，选择“嵌入型”或者“上下型”即可。

　　如何缩放图片大小

　　放大缩小图片的操作也很简单，当图片四周出现蓝色圆点后，摁住一角拖动即可。比用鼠标拉动来缩放图片更方便。

　　当然，也可以双击图片，会出现拖动条来控制图片的大小，不过笔者觉得不如刚才直接缩放来的直观。

　　如何删除、裁剪、旋转图片

　　如果图片需要裁剪需要怎样操作?或者，图片的方向需要调整，又该如何做到?这一切在悬浮菜单中都能找到**。如下图：

　　点击图片后悬浮菜单中从左到右依次展示裁剪、旋转、删除等操作。向左拖动还会出现更多的功能按钮。在这里即可完成裁剪、旋转等相关操作。

　　不管如何，在手机Word插入图片并非难事。相反，在某些方面反而比PC端更方便：比如直接拍照插入文档中，然后保存金山快盘里，PC端就可以同步编辑了，从而省去了手机或者相机拍照，然后再导入电脑，插入文档的繁琐环节

　　我们在做PPT的时候 如果有一段优美的背景音乐的话，会让其他人感觉影响深刻，那么WPS 2012中有没有这个功能呢?**：有! 下面小编就来教教大家如何给PPT加入背景音乐。

　　点击导航栏“插入”，你会看到一个背景音乐。

　　插入一个音频文件，我们会看到一个喇叭图标 。

　　怎么播放出声音呢?反键点击喇叭图标 ，会有播放声音和编辑声音选项。点击播放，单击鼠标即可结束播放。

　　背景音乐的喇叭图标可以任意拖动，还能复制粘贴哦。

　　编辑背景音乐：

　　点击编辑音乐对象，会出现一个声音选项，能够循环播放音乐，可以调节音量大小。

　　如果在大型会议上一直出现音乐是很奇怪的。。背景音乐从哪里开始，怎么控制呢?

　　方法就是就是在需要停止背景音乐的幻灯片上随意插入一个背景音乐，然后把这个背景音乐的音量调为0或直接选择静音，方法在前面有介绍，这样的话，放映到这个幻灯片时背景音乐就换为没有声音的背景音乐了，达到了停止背景音乐的目的了。

　　当用户关闭插入了背景音乐的PPT时，WPS演示会提示您背景音乐文件将直接存放在PPT中。

　　最后，我们需要注意的就是音频文件一定要和PPT放在一起。

 　　手机、平板等移动设备成为人们生活中的必需品后，如何简便地将电脑与移动设备连通、实现文件共享成为迫切的问题。文件传输功能软件已经数不胜数，但是在苹果设备上快速完成这个操作，就要说一说iOS版WPS Office新推出的WiFi文件传输功能。

　　iTunes传送文件，需要使用数据线将电脑与移动设备相连。使用网盘又需要登录才可以。通过WiFi文件传输，只需连接WiFi，将移动设备显示的网址在电脑上打开即可将电脑本地文件传输至移动设备上WPS Office的文件夹中。下面就来向大家详细介绍一下这个功能。

　　第一步，在WPS Office中打开文件夹进入文件管理页面，点击右上角的WiFi标志后选择打开WiFi文件传输功能。根据提示，将电脑和移动设备处于同一局域网内，并记录下提示的网址。

　　第二步，将上述网址键入电脑的浏览器中，即可看到移动设备中WPS Office文件夹中的文档，并可添加文档至此文件夹。

　　第三步，在电脑本地选择要上传的文件。

　　最后，文档就上传成功啦，可以看到移动设备中的WPS，目录下已经出现刚才上传的文档。只要有WiFi，文件传输就不是难题，堪称最好用的方法。是不是很方便呢?

 　　1、怎么查看wps历史记录?

　　在运行的wps文档里面，点击左上角蓝色的“WPS文字”即可看到最近打开的文件。如下图所示：

　　2、wps历史记录怎么清除?

　　其实重点就是怎么删除wps历史浏览记录而不让别人查询到。 点击“文件——更多历史记录”，进去之后，全选这些历史记录，删除即可，或者我们也可以在打开的wps文档中依次点击“视图---任务窗格”，在弹出的窗口中点击“管理”再在弹出的窗口中点击“全选---清除记录”就可以了。

　　当然如果你的历史记录还是无法清除掉的话，你可以尝试通过清理注册表参数来清除wps的历史记录。相对来说就操作起来就比较复杂了，前提是上述方法上述方法删除不了的情况下，才采取清除注册表的方式来清除，那么以上就是怎么查看wps历史记录及如何清除掉wps历史记录而不被别人查看到隐私的全部内容，希望能对你有所帮助。

　　公司要建立一个全新的人员管理信息系统。前期需要将所有人员作为用户添加到系统中。信息部小李作为项目的负责人要给大家分配用户名和密码。为便于大家记忆，小李决定用公司简称加个人姓名缩写作为大家的用户名，用姓名缩写加公司的电话号码作为各用户的密码。听上去好像挺麻烦，但是小李用WPS Office 2012 表格完成这一任务简直是十个指头捏田螺——手到擒来。

　　首先，新建一个工作簿，在sheet1中输入各列标题及其他信息。如图1所示

　　接下来，就要来生成用户名列和密码啦!单击D2格，在英文半角状态下输入“="cnxx"&B2”(不含最外侧的中文引号)，回车确认就得到了一个用户名。“&”在这里作为合并字符把姓名代码和公司名称合并。以此类推，剩下的人的用户名都可以通过这种方式来完成。如图2、3所示

　　接下来同样用“&”来生成密码。单击E2格，在英文半角状态下输入“=B2&"84618316"”(不含最外侧的中文引号)，回车确认。如图4 所示

　　小李用“&”将各管理员的姓名代码与学校名称简写或学校电话号码合并轻松完成用户名和密码的编写，如果你再遇到类似的情况，不妨也来尝试下这一方法吧!