但这个方法效果不好，而且平时大家都习惯于使用工具栏按钮，要去菜单里找，有时还真不一定能找出自己需要的命令来，既费时又费力。

　　其实，我们完全可以通过一个小小的设置让Word的工具栏按钮上也显示出相应的快捷键来：

　　(本操作技巧已在Office 2003版本下测试通过)

　　操作步骤如下:

　　1. 打开Word 2003软件

　　2. 执行“工具”菜单→“自定义”命令， 然后在弹出的设置窗口中点击“选项”按钮。如图2所示

图2

　　3. 勾选箭头标识的“在屏幕提示中显示快捷键”复选框后点击“关闭”按钮即可

　　4. 好了，再回到Word主窗口试试吧，看看现在是不是把鼠标放到工具栏按钮上也能显示出快捷键的设置来呢?如图3所示

图3

　　【小提示】其实，Word默认的快捷键并不很全，而每个人的使用目的又不相同，如果您经常使用的功能没有预设快捷键那该怎么办呢？

　　Word已经提供给我们一个自设快捷键的功能了。依然在图2窗口中，点击“键盘”按钮，会弹出一个如图4所示的快捷键设置窗口，如果我们需要给当前这个功能“FileNew”(意思是新建一份文件)设置一个快捷键，就可以直接将光标定位于“请按新快捷键”一栏，然后直接按动快捷键就行了，最后点击“指定”按钮，新的快捷键即可生效。

Excel中用内置序列功能快速输入员工姓名

我们在制作公司的相关表格时，经常要输入员工的姓名，一个一个地输入(特别是有些生僻字)，太麻烦了，可以将他们制作成内置序列，然后用“填充柄”来拖拉输入：

　　先将员工姓名输入到一列(行)连续的单元格区域中，然后选中他们，执行“工具→选项”命令，打开“选项”对话框(如图)，切换到“自定义序列”标签下，按“导入”按钮将其导入到序列中，确定返回。

　　以后，只要输入序列中某个员工的姓名，然后用“填充柄”拖拉，即可输入该员工后续的姓名了。

　　注意：①序列定义好了以后，原来工作表中输入的员工姓名可以删除；此序列对所有的Excel工作簿文档都有效。②在“自定义序列”标签，我们可以看到所有的“内置序列”。

简单即美：Word中文件操作技巧大放送

众所周知，制作编辑文档需要用到文字处理软件，现在Word是目前风糜全球、最流行的文字处理软件。笔者用Word写作也已经几年了，在Word中我们经常要与文件操作打交道，几次下来，竟然积累了一些比较实用的技巧，将它们整理成文，奉献给大家。

    1、让Word认识WPS2000/WPS Office文件

　　目前PC机上最为流行的字处理软件除了Word外，还有中国金山公司的WPS2000和WPS Office，笔者发现在WPS2000/Office中不需要安装任何转换器，不通过中间转换，就可以直接读取由Word97/2000/XP产生的文档。但是，在Word97/2000/XP中却无法读取WPS Office文档！其实，以前我们曾记得在Office 2000安装光盘上有一个WPS2WORD.EXE的程序，利用它可以使得Word 读取WPS 2000文件，但是经笔者试验，发现安装此转换器无法使Word 读取WPS Office文件。其实，笔者在金山公司的网站上发现他们已经推出了WPS Office的转换器，我们可以从http://www.wps.com.cn/download/patch/wps2word.exe上下载，双击它，会弹出如图1所示的界面，点下“确定”钮，该程序会自动地判断出您有没有安装过转换器，并会自动地为您安装。以后打开Word后，在“打开”对话框中的“文件类型”框中选择“WPS 文件（*.wps）”列表项，选择需要编辑的WPS文件，点击“打开”后即可直接打开WPSOffice文件了，当然也能够读取WPS97/2000文件了。

图1

    2、在Word中批量转换文档

　　手头上有许多Word生成的DOC文件，想都转化成TXT文件去投稿，而苦于往返于“打开\另存为”之间吗？其实，在Word中出能够批量转换文档！只要我们试着单击“文件”\“建立新文件”命令，打开“新建”文件对话框（注意不能单击快捷栏上的“新建”图标或直接按“Ctrl+N”快捷键，这样Word会使用其默认模板建立一个新文件，而不会打开“新建”文件对话框），点击“其它文档”标签，并双击其中的“转换向导”项目（如图2，但如果您的机器中没有安装此模板，系统会自动启动Office 2000或XP的安装程序，并会提示您插入Office 2000光盘），再顺着向导一步一步操作（如图3），利用该向导既可以将Word2000/XP中所有支持的文件格式批量转换成Word 2000/XP格式，也可以将Word 2000/XP格式批量转换至Word2000/XP中所有支持的文件格式，包括RTF文件、WEB页文件、WPS文件、Lotus 1-2-3、Microsoft 工作表、Outlook 工作薄等等，相信这个强大的功能会给您带来很大的方便。

图2

图3

    3、快速还原图片文件

　　利用Word可以非常方便地制作出图文并茂的作品，但是有时往往出于特殊需要（如出版、发行等），要求把其中内嵌的图片还原出来。这时我们固然可以使用Word2000打开该文件，然后选中相应图像后复制，再启动画图程序进行粘贴，最后再存盘。这对于仅含有一个两上图片的文件尚可，如果您的文档中已经内置了图片文件而且比较多，那么一个一个地拷贝、粘贴则相对来说比较麻烦。其实，只要我们单击“文件”\“另存为Web页”命令，Word就会自动地把其中内置的图片以“image001.jpg”、“image002.jpg”、“image003.jpg”、“image004.jpg”等文件存放在以另存后的WEB页为文件再加上“.files”的文件夹下（与在IE中保存的网页一样），非常方便。

    4、给Word文件减肥

　　现在PC机上是Microsoft Windows的天下，软件也越做越大，连一些文字资料文件也不例外。如我们在Microsoft Word 中打一点儿字，动不动就几十K字节，文件一多，给我们交流、使用都带来了不便（尤其是上网发附件）。其实，我们只要我们使用“文件”菜单下的“另存为”命令，Word则会重新将信息进行整理存盘，这样会使得文件的容量大大减少。如果您嫌每次都要“另存为”太麻烦的话。可以打开Word，单击“工具”菜单中的“选项”命令，再单击“保存”选项卡，在设置窗口中取消选择“快速保存”选项（如图4），以后Word就会在每次保存文件时自动进行信息整理并存盘，实现“减肥”操作“一劳永逸”。另外，如果我们使用了Word 的嵌入字体技术，则在选中“嵌入 TrueType 字体”后，还应选中“只嵌入所用字符”复选框，否则Word会把所用到的TrueType字体一同“打包”，大大增加文件的大小。

图4

5、实现Word个性模板　　用Word 建立的文件的默认页面是A4大小 ，即宽210毫米、高297毫米，但是有时由于工作的需要，我们不希望用A4大小的纸张，这样每次都必须打开“页面设置”对话框进行设置。同时，Word 中默认生成的文档文件是不自动缩进的，使用手工调整它们的缩进，非常麻烦。其实，巧妙利用Word的模板文件功能可以设置Word 默认的页面大小和自动缩进，从而实现个性模板。　　（1）进入Word XP的模板文件夹，在Windows 9x和Windows Me下为C:\Windows\Application Data\Microsoft\Templates文件夹下，而在Windows 2000和Windows NT上为C:\Documents and Settings\用户名\Application Data\Microsoft\Templates文件夹下（此文件夹为隐藏文件夹，您必须对文件夹选项进行设置才能够进入，详见Windows手册），您会看到在此文件夹中有一个normal.dot文件，此文件就是Word的默认模板文件。双击它，系统就会自动调用Word XP打开它；　　（2）单击“文件”\“页面设置”，调出页面设置对话框，将页面大小及上下左右边距设置自己所需的值，如图5所示，笔者经常使用它来写作，每次左右拖动滚动条来查看文章不太方便，所以把宽度设置小了一些，为15厘米，高度不变，仍为24厘米；

图5

    （3）单击“格式”\“段落”，在段落设置对话框中选择“缩进和间距”标签，点击“特殊格式”下拉框，选择“首行缩进”，并设置度量值为0.7厘米（相当于两个汉字字符），即设置每段自动缩进两格（中国人用中文的特色！）（如图6）；

图6

　  （4）单击“文件”\“保存”命令，选择保存类型为文档模板文件，由于此时normal.dot原模板已经启动，所以无法直接保存为normal.dot文件。在此，笔者将它保存为normal1.dot文件；　　（5）再次进入C:\Windows\Application Data\Microsoft\Templates文件夹下，这时会看到两个模板文件normal.dot和normal1.dot。选中normal.dot文件（老模板文件），按下F2键，选择“重命名”，将它重新命名为oldnormal.dot文件，按照此法再将新的模板文件normal1.dot重命名为normal.dot文件。　　（6）上面的制作步骤完成后，使用起来就方便多了。单击快捷栏上的“新建”图标或直接按“Ctrl+N”快捷键即可以刚才您的设置来进行文件处理了。　   6、一次保存多个文件　　在WPS2000/Office中有一个“保存所有文件”命令，这个命令非常有用，只要执行该命令，即相当于将所有的文件进行存盘操作，免去了一个文件窗口一个文件窗口切换、存盘之苦。其实，我们也可以在Word中一次保存多个文件：请试具体操作时只要在要保存文件时按下Shift键就可以发现，原来的“保存”命令（见附件图save.bmp）已经变成了“全部保存”命令了（见附件图saveall.bmp），此时单击这个命令相当于WPS2000中的“保存所有文件”命令，即一次性将所有打开的文件进行存盘。

图7

巧思妙想;妙用Word XP中多重剪贴板

剪贴板（ClipBoard）是Windows内置的一个非常有用的工具，通过小小的剪贴板，架起了一座彩桥，使得在各种应用程序之间，传递和共享信息成为可能。然而美中不足的是，剪贴板只能保留一份数据，每当新的数据传入，旧的便会被覆盖。而在Word 2000中首选引入了多重剪贴板的概念，将剪贴板中所容纳数据的数目由1个一下子升级至12个，而在Word XP 中则更多，一下子变成了24个。在Word 2000中的剪贴板只能够供Word 2000内部使用，而最近笔者在使用Word XP 时却意外惊喜地发现，我们也可以在其它的Windows 程序中使用Word XP 的“24重剪贴板”功能。这样，我们在字处理软件时也可以享受到此特殊的“优惠”。只要我们打开Word XP，并单击“编辑”\“Office 剪贴板”就会启动Office 中的剪贴板，此时的“Office 剪贴板”可与标准的“复制”和“粘贴”命令配合使用。当我们在字处理软件中按下Ctrl+C时，该项目都会被复制到“Office 剪贴板”中，然后在任何时候均可将其从“Office 剪贴板”中粘贴到任何 Windows程序中，而且在退出 Office 之前，收集的项目都将保留在“Office 剪贴板”中，除非您清空或者Office剪贴板容量已满。不过，在使用时Office 剪贴板时 ，我们必须将Word XP程序打开，为了减少其空间，可将它拉成一很小的窗口（不能最小化，因为Office 剪贴板是它的子窗口，一旦Word XP 窗口被最小化后，则Office 剪贴板也会被最小化而影响使用），然后就在Windows程序中工作，想粘贴内容时，只要用鼠标轻轻双击任务栏上的Office剪贴板图标或者点击一下Word XP程序窗口，Office 剪贴板窗口就会显示出来了，此时就可以看到剪贴板中的数据及个数，选择自己需要的直接粘贴即可，的确非常方便（见图more.bmp）。

小技巧 大作用雕虫小技之Word技巧放送

（一级小标题）快捷键完全现身
　　 在Word操作中，有许多快捷键，如新建文档Ctrl+N、居中Ctrl+E、保存文档Ctrl+S等。快捷键让我们操作更便捷、更准确，如果一时记不起这些快捷键，只需将鼠标移至工具栏按钮上，系统就会自动弹出该按钮的快捷键，但在Office的默认安装下并未启用显示屏幕快捷键功能，那就只好自己动手启用。单击Word主窗口中的菜单“工具” |“自定义”，在打开的窗口中选择“选项”，勾选“在屏幕提示中显示快捷键”，最后单击“关闭”按钮即可（如图1）。

　　 （一级小标题）菜单减肥瘦身

　　 在Word中，每个工具菜单下面都有不少的命令，让人眼花缭乱，稍有不慎便会选错。其实有些命令是我们平时根本用不着的，因此，不少人总想将这些相对“冷僻”的命令删除，还Word菜单简洁之身。运行Word后，然后按组合键“Alt+Ctrl+-（短横键）”，这时屏幕上便会出现一条黑色的短粗线，接着在不需要的菜单命令上点击一下，即可将其删除（如图2）。

    执行该操作后，在“工具”菜单下还会多出一个“工具自定义删除快捷方式”的命令，以后只须点击它就能实现删除菜单命令的操作（如图3）。

　　 （一级小标题）翻页自动无限
　　 当在Word中阅读一篇较长的文章时，如果你觉得反复地翻页是一件很烦人的事，那就让Word也自动翻页吧。在Word中打开要阅读的文章，选择菜单“工具”|“宏”|“宏”。在弹出的对话框中，在“宏的位置”下拉框中选择“Word命令”，然后在“宏名”的列表框中选择“AutoScroll”并点击“运行”按钮（如图4）。

    现在，鼠标指针会自动跳到右边的滚运条上，指针在滚动条的上半部，则向上翻页，在下半部则向下翻页，放在中部则暂停翻页，要关闭自动翻页功能，只要随便点一下鼠标即可。如果经常使用此功能，可将它添加到工具栏中，选择“工具”|“自定义”，选择“命令”选项卡，在“类别”中选择“所有命令”，然后从“命令”框中将“AutoScroll”拖到工具栏上，此时工具栏上就出现了“自动滚动（A）”，单击它则可启动自动滚动功能（如图5）。

　　 （一级小标题）添加工作菜单
　　 工作菜单要算是Word中一个较鲜为人知的重要特性，你可以使用工作菜单来保存常用的Word文件以方便快速访问。添加方法如下：选择“工具”|“自定义”，选择“命令”选项卡，在“类别”方框中点击“内置菜单”，将右侧的“命令”方框中的“工作”拖动到菜单栏或显示的工具栏中（如图6）。

    当你草拟好一份文件存盘后，点击“工作”|“添加到‘工作’菜单”，今后如需再次打开该文件，无需到硬盘中去东找西翻，只需点击“工作”菜单，在下拉列表中直接选择就行了（如图7）。

Office超强技巧连载─图片和多媒体技巧

 给文档添加图片可以使其图文并茂，从而产生更好的效果。这一期我们会和大家一块儿讨论Word文档中图片和多媒体的相关技巧，从而让你制作出更靓更好的文档，让别人对你刮目相看！

    让图片如影如随

    用Word编排包含图片的文件时，因为经常要对所生成的文件修改，但其中的图片会一会儿上一会儿下，重新调整起来非常麻烦。不过，只要在插入或粘贴一张图片后，可以右击该图片，选择“设置图片格式”，再在打开的设置窗口中单击“版式”标签，并单击“高级”钮，在打开的的窗口中的“选项”下选中“对象随文字移动”选项。以后，该图片上方或下面的文字复制、删除、更改后该图片就会随文字自动作调整。

    图形固定技巧

    插入Word文档中的图形会随段落移动，有时候我们并不希望这样。解决这个问题的方法是：选中文档中需要禁止移动的图片，用鼠标右键单击它打开快捷菜单，选择其中的“设置图片格式”。再单击“版式”选项卡中的“高级”按钮，打开“高级版式”对话框中的“图片位置”选项卡。将其中的“对象随文字移动”和“锁定标记”两个复选项取消，单击“确定”按钮即可生效。

    快速还原图片文件

    有时出于特殊需要（如出版、发行等），要求把其中内嵌的图片还原出来。这时，可以用Word打开这个文件，再选择“文件”→“另存为Web页”，Word就会自动地把其中内置的图片以image001.jpg、image002.jpg、image003.jpg、image004.jpg等文件存放在以另存后的WEB页为文件再加上.files的文件夹下（与在IE中保存的网页一样），非常方便。

    快速导入图片文件