方法二.  借助金山词霸实现

　　虽然使用Word的拼音指南功能查读音很方便，但它对Word的版本要求很高，如果您的Word只是2000版，就无法使用这种功能了。不过，不用灰心，如果您的电脑上安装了金山词霸软件，那么我们还可以借助金山词霸来读出生僻字的读音来。

　　首先打开金山词霸软件，然后也是使用五笔等字形输入法将生僻字输入到了查词窗口中，然后打一下回车，或者点击一下“查询”按钮即可在翻译窗口中找到该字的读音。如图2所示

图2

　　【小提示】  第二种方法要求所安装的金山词霸必须是完全版，否则可能会因为未安装《高级汉语词典》而导致词霸无法查出该字的正常读音

减少Word文档丢失的几个实用建议

没有什么事情比一篇长的文章刚刚打完机器停电且未存盘更糟糕了。其实，我们完全可以进行一些设置，在断电或类似问题发生之后将损失减少到最低限度。

    一、改变Word 定时存盘的时间间隔

    在许多软件中都内置了定时存盘的功能，每过一段时间如果用户没有存盘，软件就会代为执行，的确非常方便。不过，Word中默认的定时存盘的时间间隔比较长， 由于时间越短，Word 保存文档越频繁，在 Word 中打开文档后出现断电或类似问题时，能够恢复的信息就越多，所以我们完全可以自行设置，将它变得短一些，这样最多只会在很短的时间内的文章不存盘，从而减少损失。具体操作如下：

    （1）单击“工具”菜单中的“选项”命令，然后单击“保存”选项卡；

    （2）选中“自动保存时间间隔”复选框；

    注意：（1）定时保存文件功能仅对Word格式的DOC文件有效，其它文件无效，所以笔者建议您在编辑的时候先存为Word格式，等编辑完成后再另存为其它格式；

    （2）如果是在运行 Windows 95 或 Windows 98 的计算机上使用 Microsoft Word，用于保存自动恢复文件的默认文件夹为：Windows\Application Data\Microsoft\Word 文件夹。如果使用的是 Microsoft Windows NT 4.0 或其后续版本的操作系统，或者计算机上有不止一个活动用户配置文件，自动恢复文件会保存在 Windows\Profiles\用户名\Application Data\Microsoft\Word 文件夹下。用户可以自行修改。

    二、让 Word 保存文档的备份

    如果我们的文档在保存的时候能够再保留一份备份的话，无疑使文档保险了许多。而在Word中我们完全可以进行设置，让Word保存文档的备份。具体设置如下：

    （1）单击“文件”菜单中的“另存为”命令；

    （2） 单击“工具”按钮，然后单击“常规选项”命令；

    （3） 选中“保留备份”复选框；

    （4） 单击“确定”按钮；

    以后Word在编辑文档时会自动地保存其备份，它的扩展名不是.BAK，而是.WBK，如果遇到文档打不开，则只要在打开的范围中选择“所有文件”，直接打开即可。

    三、恢复自动保存的文档

    如果您设置Word自动定时存盘，并且在时间间隔内设置了定时存盘的时间，那么，即使遇到所有在发生断电或类似问题时处于打开状态的文档此时都会显示出来，并且以自动保存1、自动保存2、自动保存3……方式打开，而仅仅只会丢失了最后一次“自动恢复”保存之后所做的修改。接下来您所要做的是赶紧将它们存盘就可以了。

    四、恢复受损文档中的文字

    如果我们在试图打开一个文档时，计算机无响应，则该文档可能已损坏。但是，有时候，我们的文档虽然损坏了，但是我们仍然可以从中恢复受损的文字，以防止丢失工作成果。具体操作如下：

    （1） 单击“工具”菜单中的“选项”命令，然后单击“常规”选项卡；

    （2） 确保选中了“打开时确认转换”复选框，然后单击“确定”按钮；

    （3） 单击“打开”按钮；

    （5）打开损坏的文档后Word 会自动使用专门的文件恢复转换器来恢复损坏文档中的文本。也可随时用此文件转换器打开已损坏的文档并恢复文本。成功打开损坏文档后，可将它保存为 Word 格式或其他格式（例如，文本格式或 HTML 格式）。段落、页眉、页脚、脚注、尾注和域中的文字将被恢复为普通文字，但不能恢复文档格式、图形、域、图形对象和其他非文本信息。

    注意：如果在“文件类型”框中没有看到“恢复所有文件中的文本”，则需要安装相应的文件转换器。

    五、购买UPS不间断电源

    要想更有效地将Word文档丢失减少到最低限度，最好、最有效的方法就是购买UPS不间断电源，一旦系统断电的话，UPS不间断电源系统就会发出叫声，提醒用户存盘。

Office超强技巧连载─Excel打印技巧

没有打印机一样可以打印预览

    在没有安装打印机的电脑上按下Excel的“打印预览”按钮后，Excel会却提示没有安装打印机，且无法打印预览。其实，只要单击“开始”→“设置”→“打印机”，然后双击“添加打印机”项目，再随便安装一个打印机的驱动程序。重启Excel，就会发现已经可以打印预览了。

    打印指定页面

    一个由多页组成的工作表，打印出来后，发现其中某一页（或某几页）有问题，修改后，没有必要全部都打印一遍！只要选择“文件”→“打印”（不能直接按“常用”工具栏上的“打印”按钮，否则是将整个工作表全部打印出来），打开“打印内容”对话框，选中“打印范围”下面的“页”选项，并在后面的方框中输入需要打印的页面页码，再按下“确定”按钮即可。

    首行重复打印

表格也缩印

    有时为工作需要，可能要求将多页内容调整为一页打印出来（在Word中可以通过“缩放”技巧来实现），可选择“文件”→“页面设置”，再在打开的“页面设置”对话框中单击“页面”标签，在“缩放”组下有一个“调整为”选项，只要在这里键入打印工作表内容时所需要的页数（注意页宽和页高两个值必须一致）就可以了。不过，此功能对于与纸张高、宽比例严重不协调的工作表来说，建议不要采用，否则会严重影响打印效果。

    打印选定区域

    选定需要打印的区域，执行“文件”→“打印”，打开“打印内容”对话框，选中“打印内容”下面的“选定区域”选项，按下“确定”按钮就行了。如果经常要打印固定的某个区域，可以先选定相应区域，再执行“文件”→“打印区域”→“设置打印区域”。经过这样的设置后，无论是执行菜单的打印命令，还是直接按“常用”工具栏上的“打印”按钮，均可将设置的区域打印出来。

    此时，如果想打印别的内容，就必须先执行“文件”→“打印区域”→“取消打印区域”命令，然后再进行打印操作。

    打印不连续的单元格（区域）

    如果仅仅需要将一些不连续的单元格（区域）中的内容打印出来，那么在按住Ctrl键的同时，用鼠标左键单击需要打印的单元格（区域），选中多个不连续的单元格（区域，如A2.B2:C8.D10……），然后选择“文件”→“打印”，打开“打印内容”对话框，选中“打印内容”下面的“选定区域”选项，按下“确定”按钮就行了。此时，系统将选中的每一个不连续单元格（区域）分开，打印在不同页面上（即A2打印在一张纸上，B2:C8打印在另一张纸上……）。

    如果需要经常打印固定的不连续行、列，可以在上述隐藏设置完成后，执行“视图”→“视面管理器”，打开“视面管理器”对话框，按其中的“添加”按钮，在随后弹出的“添加视图”对话框“名称”后面的方框中输入一个名称（如“打印”等），确定退出。以后需要打印时，再打开“视面管理器”对话框，选中“打印”视图项，按“显示”按钮，即可显示出设置好的打印页面，执行打印操作就可以了。

    打印不连续的行（或列）

    有时，需要将一张工作表中部分不连续的行或列打印出来，可以在按住Ctrl键的同时，用鼠标左键单击行（列）标，选中不需要打印出来的多个不连续的行（列），右击鼠标，选“隐藏”选项，将其隐藏起来，然后再执行打印操作就可以了。

    将公式打印出来

    如果要将单元格中的公式打印出来，则执行“工具”→“选项”，在“视图”标签中，选中“公式”选项，确定退出。此时，工作表中含有公式的单元格，不是显示公式的运算结果，而是显示出具体公式，执行打印操作，即可将公式打印出来。

    一次打印多个工作表

    在按住Shift（或Ctrl）键的同时，用鼠标在需要打印的工作表名称上单击，即可选中多个连续（或不连续）的工作表，进行正常的打印操作，即可将选中的工作表一次打印出来。在“打印内容”对话框中，选中“打印内容”下面的“整个工作簿”选项，再确定打印，即可一次性将整个工作簿中所有工作表打印出来。

    让每一页都打印出标题行

    一个由多页组成的表格，通常需要在每一页上都打印出标题行：执行“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，单击“工作表”标签，在“顶端标题行”后面的方框中输入：:（这里假定第2和第3行为标题行，$符号在英文状态下，用Shift+4组合键输入），确定退出，再打印时，系统会自动为每一页加上标题行。如果在“左端标题列”后面的方框中输入列标题区域，就可以为每一页添加上列标题。

    异地打印Excel表格

    如果某台电脑（A电脑）没有安装打印机，而另一台有打印机的电脑（简称B电脑）上却没有安装Excel，可这样操作：先在A电脑上安装一下B电脑打印机的驱动程序，再打开需要打印的Excel工作簿，调出“打印内容”对话框，将打印机设置成B电脑上的打印机，选中“打印到文件”选项，并设置好其他选项，按“确定”按钮，在随后弹出的“打印到文件”对话框中输入一个文件名（如a.prn）后，再按“确定”按钮。然后将a.prn（保存在“我的文件”文件夹中）文件拷贝到电脑B中，在DOS状态下（Windows下的“MS-DOS方式”也可以），在文件所在的目录中，执行“copy a.prn lpt1”命令，即可将Excel工作表打印出来。

    让工作表居中打印

    有时，可能需要打印的数据不是很多。如果直接打印，这些内容有可能会集中在纸张顶端，看起来很不美观，但如果人工调整又非常麻烦。这时，只要选择“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，单击“页边距”选项页，如果希望工作表中的数据在左右页边距之间水平居中，只要在“居中方式”小节下勾选“水平”复选框即可；如果希望工作表中的数据在上下页边距之间垂直居中，只要勾选“垂直”复选框，当然建议同时勾选这两个复选项，这样就美观多了。

    自动避开错误值打印

    当工作表中存在公式时，有时难免会出现一些错误信息，当然不想在打印时将这些错误信息也显示出来。选择“文件”→“页面设置”，单击“工作表”标签，再单击“打印”选项组下“错误单元格打印为”下拉列表框，再从中将缺省的“显示值”改为“＜空白＞”，这样就不会将屏幕上显示的错误信息也打印出来，而是只打印空白单元格。

    打印公式原形

    首先，需要在工作表中将公式显示出来才行，在“工具”→“公式审核”菜单下选中“公式审核模式”选项即可。然后选择“文件”→“打印”，接着单击“选项”按钮来选定区域、活动工作表或整个工作簿。

    调整打印机的分辨率

    单击“文件”→“打印”，在打开的“打印内容”中单击“属性”按钮，然后在打开窗口的对话框下“打印质量”下拉框中可以选择一种点数较低的分辨率，例如360点/英寸，这样打印起来速度就会快很多。

    以草稿方式打印

    以草稿方式打印工作表时，将忽略格式和大部分的图形，这样也可以达到提高打印速度的目的，大家要做的只需选择打印机设置框中的“按草稿方式”复选框。

    以单色方式打印

    不让表头到表格中

    有时打印表格线时，经常会把表头也弄到表格里面。这时，可以选取表格中需要打印的区域（记住不要选择表头），然后单击快捷工具栏中“边框”按钮旁边的小三角形符号，在出现的边框样式中选“所有框线”就行了。这样，打印出来后，表头就再也不会跑到表格里面去了。

    快速打开打印机窗口

    Excel XP具有后台打印功能，执行打印任务时，你可以在前台继续从事其他操作，而系统会在后台进行打印，状态栏会显示一个打印机图标。此时，只需双击状态栏中的打印机图标即可打开打印机状态窗口，从中可快速执行暂停、删除打印等操作。

    打印预览的妙用

    假设Excel的一个工作簿建有两个工作表，现第二个工作表的页码要接着第一个工作表的页码。只要选中第二个工作表，按“打印预览”→“设置”，进入“页面设置”→“页面”，最下面有一项“起始页码”，默认是自动，现修改其默认值即可，如第一个工作表的结束页码是5，那么在起始页码中输入6。

    打印行号和列标

    选择“文件”→“页面设置”命令，单击“工作表”标签，再选中“行号列标”复选框即可。

    不打印图形

    对于一个图文混排的文件，常常需要校对其中的文本，为了节省纸张和油墨，不打印其中的图片。你可以通过下面两种方法来实现：（1）执行“工具”→“选项”，单击“打印”标签，将“打印文件附加信息”下面的“图形对象”复选框前面的对号去掉。（2）在“打印”对话框中，按下端的“选项”按钮，即可单独打开“选项”对话框中的“打印”标签，去掉“图形对象”前面的对号去掉。

    纵横向纸张混合打印

    有时，文件中插入表格，而表格需要横向输出时，可这样设置：将光标定位在表格所在页（即需要横向输出的页）的开头，打开“页面设置”对话框，在“页边距”标签下，将纸张类型设置为“横向”，按“应用于”右边的下拉按钮，选“插入点之后”选项，确定退出；再将光标定位在后面需要恢复“纵向”输出页的开头，仿照上面的操作，将纸张类型设置为“纵向”。

    双面打印

    （1）在“打印”对话框中，按下端“打印”右边的下拉按钮，选定“奇数页”选项，“确定”打印，“奇数页”打印完成后，将打印了内容的纸张翻过来装入打印机（顺序千万不要搞错哟），再将“偶数页”打印上去就行了。（2）在“打印”对话框中，选中“人工双面打印”选项，“确定”打印，“奇数页”打印完成后，系统会弹出一个提示打印另一面的对话框，此时，将打印了“奇数页”内容的纸张翻过来装入打印机，按下上述对话框的“确定”按钮，将“偶数页”内容打印上去就好了。

    小提示

    如果打印机有夹纸的“不良”习惯，请采取前面的“打印指定页面”的做法，一页一页实现双面打印。尽管此法很麻烦，但最可靠！

    打印连续页码

    默认情况下，打印Excel表格时，每个工作表中的表格页码都是从1开始编号的。如果需要将多个工作表的表格页码连续排列，可以采用下面的技巧：首先采用上面介绍的方法查看第一个工作表的总页数，接着切换到第二个工作表。单击“文件”→“页面设置”，进入“页眉/页脚”选项卡，再单击“自定义页眉”（或“自定义页脚”）按钮打开对话框。根据需要单击其中的“左”、“中”或“右”框，再单击带有“#”字样的按钮，即可将“&［页码］”放入框中。如果要让第二个工作表的首页码接着第一个工作表的尾页码，只须在“&［页码］”后输入后者的总页数（即尾页码，例如11），使其变成“&［页码］+11”的样子。如果必要，还可以在“&［页码］+15”前后加上“第”和“页”字样，使其变成“第&［页码］+11页”。最后按上面介绍的方法操作，就可以打印页码连续的多个工作表了。

    小提示

    采用上述方法打印连续页码时，“页面设置”、“页面”选项卡中的“起始页码”选项应为“自动”。

在Word纵向排版时：让数字和字母都站起来

    不少朋友会发现，在Word中进行文本的纵向排版操作时，输入的数字和字母却是“躺”着的(如图1所示)，如果想让这些数字和字母也能和文字一样“站”起来，该如何实现呢？其实只要用好了Word中的“纵横混排”功能，这一效果就可以轻松实现了。

数字和字母

    选定图1中的数字或字母，单击“格式”菜单中的“中文版式”，选择“纵横混排”命令，此时会打开“纵横混排”对话框(如图2所示)，勾选其中的“适应行宽”复选框，单击(确定)按钮就可以看到最终的转换效果了。

数字和字母都站起来

    小提示：

    １．使用该技巧时应注意应用的数字的位数或单词不能过大，虽然系统能根据行宽压缩其大小，但字符过小会看不清内容。

    ２．该功能不支持对所有的数字和字母一起操作，只能一个一个地转换。在实际操作时，我们可以先完成某个数字的转换操作，然后将其选定，再利用格式刷工具对其他数字和字母进行格式的复制(双击工具栏中的(格式刷)按钮可多次使用格式刷工具)。

数字和字母

    选定图1中的数字或字母，单击“格式”菜单中的“中文版式”，选择“纵横混排”命令，此时会打开“纵横混排”对话框(如图2所示)，勾选其中的“适应行宽”复选框，单击(确定)按钮就可以看到最终的转换效果了。

数字和字母都站起来

    小提示：

    １．使用该技巧时应注意应用的数字的位数或单词不能过大，虽然系统能根据行宽压缩其大小，但字符过小会看不清内容。

    ２．该功能不支持对所有的数字和字母一起操作，只能一个一个地转换。在实际操作时，我们可以先完成某个数字的转换操作，然后将其选定，再利用格式刷工具对其他数字和字母进行格式的复制(双击工具栏中的(格式刷)按钮可多次使用格式刷工具)。

更改程序设置 助你快速记忆Word快捷键

   很多朋友都希望能在Word中用快捷键来完成一些常用的操作。可那些快捷键特别难记，好多朋友的方法都通过菜单的提示来强行记忆(如图1所示)。

图1

　　但这个方法效果不好，而且平时大家都习惯于使用工具栏按钮，要去菜单里找，有时还真不一定能找出自己需要的命令来，既费时又费力。

　　其实，我们完全可以通过一个小小的设置让Word的工具栏按钮上也显示出相应的快捷键来：

　　(本操作技巧已在Office 2003版本下测试通过)

　　操作步骤如下:

　　1. 打开Word 2003软件

　　2. 执行“工具”菜单→“自定义”命令， 然后在弹出的设置窗口中点击“选项”按钮。如图2所示

图2

3. 勾选箭头标识的“在屏幕提示中显示快捷键”复选框后点击“关闭”按钮即可

　　4. 好了，再回到Word主窗口试试吧，看看现在是不是把鼠标放到工具栏按钮上也能显示出快捷键的设置来呢?如图3所示

图3

　　【小提示】其实，Word默认的快捷键并不很全，而每个人的使用目的又不相同，如果您经常使用的功能没有预设快捷键那该怎么办呢？

　　Word已经提供给我们一个自设快捷键的功能了。依然在图2窗口中，点击“键盘”按钮，会弹出一个如图4所示的快捷键设置窗口，如果我们需要给当前这个功能“FileNew”(意思是新建一份文件)设置一个快捷键，就可以直接将光标定位于“请按新快捷键”一栏，然后直接按动快捷键就行了，最后点击“指定”按钮，新的快捷键即可生效。

图1