在word中轻松设置长文档的页眉页脚

　最近，学校要迎接一项评估，需要上交的自评报告除了封面目录、正文以外，还有一份十多页的附录。在准备打印装订的时候，发现有些麻烦：首先是页眉，封面和目录不能有页眉；正文部分要求奇数页和偶数页的页眉不同；而附录部分的页眉与正文中的又有不同。其次是页脚，页脚中的页码和正文不同。当然封面和目录部分还是不能有页码。
    

　　以往也曾经遇到过这种情况，那时的处理方法是将封面目录、正文和附录分别存成不同的文件。在每个文件中分别进行页眉页脚的设置，实在不行就用文本框逐一设置，最后打印装订成册就可以了。但这样一来就造成电脑中文件管理非常乱，一份文档的封面、正文、附录分别存成不同的文件，找起来非常麻烦。所以，这次我们要在这个长文档中直接进行相关的设置，解决以前的烦恼。
    

　　 文档必要的处理
    

　　 其实Word对页眉和页脚的操作是可以针对节这个单位的。所以，我们首先应该做的就是让首页、目录、正文部分及附录部分分别处于不同的节当中。
    

　　 操作的方法是：先将鼠标定位在正文开始的地方，点击菜单命令“插入→分隔符…”，打开图1所示的对话框。选中“分节符类型”中的“下一页”单选项（要注意不能用上面的分页符代替）。在附录部分开始的地方，用同样的方法也插入一个分节符。要注意的是，如果以前在正文开始处和附录开始处曾经使用过“分页符”来进行强制分页的话，也应该删除此分页符。
    

页眉页脚设置

　　 1. 首页和目录

　　 首页和目录既然不想要页眉和页脚，那么我们就不需要什么操作。

　　 2. 页脚设置

　　 先将鼠标定位于正文部分某页，点击菜单命令“视图→页眉和页脚”，显示“页眉和页脚”工具栏。此时该节的页眉处于可编辑状态。切换到页脚编辑，先点击工具栏上的〔链接到前一节〕按钮，使其与前一节“断开联系”（页脚上方右侧的“与上一节相同”字样消失）。点击菜单命令“插入→页码…”，打开“页码”对话框，确认“首页显示页码”复选项被选中，然后点击下方的〔格式…〕按钮，打开如图2所示的 “页码格式”对话框。选中下方的“起始页码”单选项，并在右侧的输入框中输入“1”，确定后退出。当然，也可以设置页码的格式和对齐方式等。附录部分也可以采用同样的方法使其也从第一页开始编号。

3. 页眉设置

　　 将鼠标定位于正文部分，点击菜单命令“文件→页面设置”，打开“页面设置”对话框。点击其中的“版式”选项卡，并点中其中的“奇偶页不同”复选项，并确认“应用于”的范围为“本节”，如图3所示。

双击正文部分的页眉，进入编辑状态，如图4所示。仍然要先点击工具栏中〔链接到前一个〕按钮，使其与前一节“断开联系”，然后编辑本页的页眉文字。

图4

　　由于我们的要求是奇偶页的页眉不相同，所以，还得到下一页中编辑另一页眉。需要注意的是别忘了点击〔链接到前一个〕按钮，以保证所做的修改只在本节有效。

　　 附录部分的页眉设置与正文部分是一致的。在操作时应注意先点击“链接到前一节”使其与前节断开联系。同时，按照要求附录部分的奇偶页的内容应设置成同样的内容。

PowerPoint六个方便的键盘快捷方式

　通常情况下，你可以利用屏幕左下角的视图按钮在几种不同的视图状态（普通视图、幻灯片浏览视图、幻灯片放映）之间进行快速切换。但你恐怕不知道使用键盘与视图按钮相配合还可以获得完全不同的效果。（点击查看更多软件使用技巧）

如单击“普通视图”按钮时，如果按下Shift键就可以切换到“幻灯片母版视图”，再单击一次“普通视图”按钮（不按Shift键）则可以切换回来。

　　而如果单击“幻灯片浏览视图”按钮时，按下Shift键就可以切换到“讲义母版视图”。

　　另外，你还能让PowerPoint在屏幕的左上角显示幻灯片的缩略图，这样就能在编辑的时候预览得到的结果。为了实现这个效果，需要进入“普通视图”，然后选择第一个想要显示的幻灯片。按住Ctrl键并单击“幻灯片放映”按钮。可以单击幻灯片缩略图进行换片，就像进行全屏幕幻灯片放映时一样。

　　如果想得到更多的选项，可以按住Ctrl+Shift组合键，然后再按各种不同的视图按钮：Ctrl+Shift+“普通视图”按钮会关闭左侧的标记区和备注页，并把幻灯片扩充到可用的空间。

　　Ctrl+Shift+“幻灯片浏览视图”按钮则可以把演示文稿显示为大纲模式；Ctrl+Shift+“幻灯片放映”按钮会打开一个“设置放映方式”对话框。

三招两式：就可以把Excel旧表翻新

办公之人常常遇到很多头疼的重复性工作，比如制作各种报表，表头不变，得填写不同的数据或者其他繁琐的内容，有没有技巧让Excel翻新，提高工作效率呢？为你介绍下面几个方法。

　　替换 新报表的表头结构或表格说明中需要修改的地方如果没有重复，直接改写即可；如果有重复，用“替换”功能也很方便，具体方法如下：选择“编辑→替换”命令，打开“查找和替换”对话框，选择“替换”选项，在“查找内容”处填写旧表中的内容，在“替换为”处填写改写后的内容，单击“全部替换”，多处更改一次完成。

　　粘贴链接 如果表格中有几处都重复一串单元格的内容，为了便于以后修改，可以在开始创建表格结构时，先写下这串单元格的内容，再选定，执行“复制”命令，在另外需要重复的各处，分别执行“选择性粘贴→粘贴链接”命令，这样粘贴的结果都是单元格地址的引用，在新的报表中修改时先写下的那串单元格内容，其他各处相应内容随即被更新。

　　定义名称 一些形式相同引用位置不同的函数可以创建表格时定义名称，选中要定义的单元格，执行“插入→名称→定义”命令，在“当前工作簿中的名称”栏中输入名称，在“引用位置”栏中输入函数，添加确定即可。在需要计算的各处输入“=”，接着输入所定义的名称。

　　粘贴运算 需要在原报表基础上增加相同数量时，可以在最后一列相应单元格把数值加上，复制，再选中学生成绩单元格，执行“编辑→选择性粘贴”，在“运算”一栏中选中“加”单选项，这样相应单元格就增加了相同数量。

PowerPoint课件中Flash控制攻略

　　在PowerPoint课件中，插入Flash动画已经不是什么新鲜事了。这不，这次的英语课件中，应英语老师的要求，插入了网上找来的一个Flash英文歌，果然为课件增色不少。但英语老师提出要在课件中能控制这个英文歌，比如说播放、暂停、快进、快退等功能。呵呵，这倒也难不倒我，用Office中的VBA就可以做到。（点击查看更多软件使用技巧）

插入Flash影片

　　单击“视图/工具栏/控件工具箱”，选择“其他控件/Shockwave Flash Object”，在幻灯片中用鼠标拖出一个方框，调整好大小。这样，我们用插入控件的方法插入一个Flash控件，选择当前控件，在“属性”面板中作如下设置：“Movie”中填入所需的Flash影片名称，“名称”就用默认的“ShockwaveFlash1”，这个名称在后面的VBA编程中要用到。

　　插入命令按钮

　　1. 制作(播放)按钮

　　在“控件工具箱”中选择“命令按钮”，在幻灯片中拖动，即可拖出一个命令按钮。调整好大小，在“属性”面板中作如下设置：“名称”中输入“cmd_play”，“Caption”中输入“播放”。双击该按钮，进入VBA编辑窗口，输入如下内容：

　　Private Sub cmd_play_Click()

　　ShockwaveFlash1.Playing = True

　　End Sub

　　2. 制作(暂停)、(前进)、(后退)、(返回)、(结束)按钮

　　按钮制作的方法同上。“属性”面板中分别作如下设置：暂停按钮的“名称”为“cmd_pause”，“Caption”为“暂停”；前进按钮按钮的“名称”为“cmd_forward”，“Caption”为“前进”；后退按钮的“名称”为“cmd_back”，“Caption”为“后退”；返回按钮的“名称”为“cmd_start”，“Caption”为“返回”；结束按钮的“名称”为“cmd_end”，“Caption”为“结束”。

　　分别为各个按钮加上VBA，命令依次如下：

　　Private Sub cmd_pause_Click()

　　ShockwaveFlash1.Playing = False

　　End Sub

　　Private Sub cmd_forward_Click()

　　ShockwaveFlash1.FrameNum = ShockwaveFlash1.FrameNum + 30

　　ShockwaveFlash1.Playing = True

　　End Sub

　　Private Sub cmd_back_Click()

　　ShockwaveFlash1.FrameNum = ShockwaveFlash1.FrameNum – 30

　　ShockwaveFlash1.Playing = True

　　End Sub

　　Private Sub cmd_start_Click()

　　ShockwaveFlash1.FrameNum = 1

　　ShockwaveFlash1.Playing = True

　　End Sub

　　Private Sub cmd_end_Click()

　　ShockwaveFlash1.FrameNum = ShockwaveFlash1.TotalFrames

　　End Sub

　　说明：在(前进)、(后退)、(返回)按钮中，后面均加上一条播放命令，是因为在实际应用时，发现后面如果没有播放命令的话，Flash影片会停止播放，所以这句是万万不可少的。

　　3. 播放幻灯片

　　看看按钮是不是可以控制影片了呢？什么？没反应，那一定是你的宏的安全性设得太高了，单击“工具/宏/安全性”，将“安全级”设为“低”。重新打开PowerPoint，可以了吧。

用Office的邮件合并功能批量打印证书

每年六月份是各学校毕业生工作最繁忙的时段，统计学生资料、成绩、打印毕业证书等等，有大量的数据信息需要处理，必须要认真仔细对待的一份十分繁琐的工作。在传统情况下，我们手动在毕业证书上进行填写，十分烦琐。

　　而今天我们就利用永中Office 的邮件合并功能，来学习如何快速处理大批量的毕业证书，使我们各位老师的管理工作可以变得更为快捷轻松。

　　这里我们以制作初中毕业证书为例:

　　步骤一:制作证书模板

　　先建一个文件处理文档，选择“格式化--分栏”命令可以将页面设置为三栏的效果，在相应的位置输入对应的内容，将需填写学生信息的地方空出，可以制作出如图1的毕业证书效果。

图1

步骤二:建立学生资料库

　　切换到电子表格应用中，在工作表中将各个学生的毕业证年号、姓名、性别、学籍号等信息输入完成，如果有已统计好的文档，可以将内容直接复制到工作表中或将xls格式的微软导入到当前集成文件的电子表格中，完成后如图2所示:

　　小窍门:学生的学籍号一般由16位组成，输入单元格时会显示为科学计数法形式，不易查看，可以修改单元格格式为数值型即可正常显示了。

图2

　　步骤三:进行邮件合并

　　将打印毕业证书的资料准备好后，就可以利用永中Office强大的“邮件合并”功能快速完成工作了。

　　在文字处理应用中选择“工具--信件邮件--邮件合并”命令，按提示信息点击图上的折叠按钮(如图3)，将自动切换到电子表格中应用中，然后拖拉选取相应的学生资料信息，返回文字处理中。

图3

　　之后会界面中会出现邮件合并的工具条，那么接下来在相应的位置插入对应的合并域信息，效果如图4:

图4

　　再点击邮件合并工具条上“合并到新文档”按钮，就会出现一个新的文档，其中已将每个学生的毕业证书填写完成了，可以浏览一下实际效果，如图5:

图5

　　然后在打印机中放好空白的毕业证书，点击“打印”按钮即可快速完成每位学生的毕业证书填写，最后只需盖上学校的公章就大功告成了。

Word入门教程：更改文件打开的默认位置

 启动Word 2003，执行“文件”→“打开...”，默认情况下，弹出的“打开”对话框中显示的是“我的文档”文件夹内容。如果用户需要经常使用另外一个文件夹存放常用的Word文档，可以通过更改此项设置，更方便地对Word文档进行管理和操作。步骤如下:

　　1.依次执行“工具”、“选项...”，打开“选项”对话框，切换到“文件位置”选项卡。

　　2.在“文件类型”列表框中选择“文档”，单击“修改...”按钮(或直接双击此项)，打开“修改位置”对话框。

　　3.在“查找范围”框中选择用于存放常用Word文档的文件夹，单击“确定”按钮。

　　4.关闭“选项”对话框。默认的打开工作文件夹位置已更改完毕。

　　注意:

　　1.此项设置对“另存为”操作的默认工作文件夹设置同样有效。

　　2.如果在使用Word过程中打开了其他位置的文档或将文档保存到其他位置，执行“打开...”(或“另存为...”)操作，“打开”(或“另存为...”)对话框显示的是Word最近所使用的打开或保存到的文件夹。

　　具体操作的动画演示过程如下: