Excel进行会计核算·编制会计分录表

1．  会计分录表格式的设计。会计分录表的格式如图，这样设计的目的在于：
首先，从这种类型的会计分录表可以很容易看出科目名称、借方金额和贷方金额；
其次，为通缉各科目总量（包括借方总量、贷方总量和余额总量）并生成科目汇总表提供方便；
最后，采用科目代码可减少输入量。在Excel中可建立一个标准的科目代码和科目名称对照表，这样在需要将两者进行转换时计算机可自动搜索此表实现转换。

2．  会计分录表的审核，会计分录表的审核是为了确保会计分录表中的信息的正确性，一般可通过两种方式来达到审核的目的。
（1）人工审核。这种审核是指会计工作者通过将会计分录表与原始凭证对照，借此判断是否出现错误或遗漏。人工审核是否有效，关键取决于会计工作者的工作经验和工作态度。
（2）计算机审核。
首先，该表第一行的单元格E1、F1中有通缉借方总额、贷方总额的公式（见下表），主要是为判断编制过程中是否出现数据错误，出现借方和贷方的不平衡。
其次，可编制一个宏函数，每当执行这个函数时，可检查每一会计分录借方金额和贷方金额是否相等。该函数的工作流程如图所示，这种检测过程很容易用宏函数（子程序）实现。
最后，为了确保科目名称的正确性，可采用从对话框选择输入科目名称的方法来避免出现输入科目名称出错。当选择“一级科目”复选框时，将显示所有一级科目，此时可选择一级科目；当选择“二级科目”复选框时，将显示所有一级科目下的二级科目，此时可选择相应的二级科目；当选择“三级科目”时，将显示二级科目的所有三级科目，此时可选择相应的三级科目。此时，选择“确定”按钮，便可将科目自动录入。显然，这种输入方法不仅可以避免出错，而且可减少财务人员工作量，提高工作效率。

3．  会计分录信息的生成。会计分录表中的信息基本上是由会计工作者输入到工作表单元格中的。对于这些信息的输入可直接输入单元格中，也可通过定义数据库的方法逐条记录录入，其具体过程如下：
（1）定义数据库工作区域，如定义会计分录表工作区域为A2：F2000。
（2）选择“工具”菜单中的“记录单”选项，便会出现“会计分录表”对话框，此时便可逐条录入信息，同时还可以查询已经录入的信息。

4．  会计分录表信息的保护。由于会计分录表的信息直接关系到会计报表的正确性，因此除了上述措施确保录入数据信息正确外，还要采取措施防止有些人故意修改数据。为此必须对已经输入且经审核后确认无误的会计分录表中的信息设置保护。具体来说就是通过“工具”菜单中“保护”选项来设置工作表保护。

编制科目汇总表

1．  科目汇总表的格式。
科目汇总表的格式如图所示。从这种类型的科目汇总表中很容易看出每一级科目名称、科目代码、借方发生额、贷方发生额、余额和余额所在的方向。

2．  科目汇总表数据的生成。
科目汇总表中A、B、C栏的信息一般都是固定的，可按《企业会计制度》（会计科目和会计报表）提供的一级科目名称、科目代码及正常情况下科目余额应借或应贷的方向输入到该表中并保存。D、E、F栏信息是下面的公式生成的。顺便指出的是，一般将包含公式和必要说明信息的工作表作为一个模本。模本的好处在于：一次建立，多次使用。